Aankopen

Visual Maintenance genereert ofwel automatisch een bestelbon op basis van een analyse van de beschikbare voorraad ofwel manueel wanneer een binnengekomen aanvraag tot aankoop is goedgekeurd door de daarvoor bevoegde persoon. Bestellingen kunnen geplaatst worden voor:

* items die onder de minimum voorraad vallen
* onderdelen die helemaal niet op voorraad worden gehouden
* speciale opdrachten

Een directe internet-link naar de website van de leveranciers en naar de E-mail adressen van de gekende vertegenwoordigers verhoogt weer in belangrijke mate het aankoopbeheer.

Visual Maintenance aankopen zorgt voor een antwoord op:

* Is die bepaalde bestelling reeds geplaatst?
* Zijn de ontbrekende wisselstukken mogelijk te vinden in een ander magazijn?
* Wat is reeds van die bestelbon toegekomen en wat moet nog geleverd worden?

Aankoop

* Aanmaken nieuwe bestellingen. Automatisch bestellen op basis van besteladvieslijsten.
* Bewaking van openstaande bestellingen.
* Invoeren, verwerken en controleren van (deel)facturen.
* Opbouw van bestel-, ontvangst-, en factuurhistorie.
* Retouren leverancier en leveranciersbeoordeling.
* Direct bestellingen mailen aan leverancier.
* Bewaken van de besteldatum en leverdatum.
* Registratie van ontvangen goederen en deelleveringen uitgaande van de bestelling.
* Genereren van besteladvieslijsten met selecties op artikel, magazijn of leverancier.

De aankoopmodule van Visual Maintenance bevat functies voor het bestellen en ontvangen van materialen ten behoeve van het technische magazijn. De registratie van de materiaalbehoefte en -verbruik voor werkopdrachten wordt binnen de module voorraadbeheer afgehandeld.

Deze aainkoopmodule is optioneel, dat wil zeggen dat deze module niet noodzakelijk is voor het functioneren van Visual Maintenance. Een koppeling met een bestaand inkoopsysteem is ook mogelijk, waarbij bijvoorbeeld alleen een besteladvieslijst/materiaalbehoeftelijst door Visual Maintenance wordt gegenereerd.

Er zijn twee manieren om binnen Visual Maintenance een aankooporder aan te maken: via het automatische bestelsysteem of via een handmatige inkooporder.